Tipps & Tricks für die Büroorganisation

Bei den folgenden Tipps wollen wir nichts neu erfinden, was Ihnen sicherlich schon zur Genüge bekannt ist. Vielmehr geht es darum, gewisse Prozesse, Hilfestellungen und Arbeitsweise wieder in Erinnerung zu rufen, die durch die vielzitierte "Betriebsblindheit" nicht mehr in unserem Bewusstsein präsent sind.

Hier die Top 5 Tipps aus unserer Erfahrung:

Tipp 1: Ordnung auf dem Schreibtisch

Ein geordneter Schreibtisch ist die halbe Miete! Je aufgeräumter und strukturierter in Arbeitsplatz gestaltet ist, desto leichter fällt es uns, uns zu konzentrieren und fokussiert zu arbeiten. Im Gegensatz dazu bietet ein vollgestellter und unordentlicher Schreibtisch viel zu viel Ablenkungspotential für das menschliche Auge und wir sind zu sehr damit beschäftigt, das Chaos zu betrachten, anstatt uns voll auf unsere aktuelle Aufgabe zu konzentrieren.

Probieren Sie es doch einfach aus und erkennen Sie den Unterschied!

Tipp 2: To Do Listen erstellen

Die einen mögen sie, die anderen nicht: Die To Do Listen. Egal ob Sie nun digitale To Do Listen führen oder Ihre Aufgaben auf einem Post-it notieren - sobald wir Tätigkeiten abhaken können / einen Zettel zerknüllen können, verschafft uns das ein gutes Gefühl! Neben der emotionalen Komponente ist jedoch die offensichtliche viel wichtiger: Wir können nichts vergessen, was für unsere Arbeit wichtig und essentiell ist! Auch im Falle einen spontan notwendigen Vertretung (z.B. im Krankheitsfall) sind To Do Listen sehr hilfreich, um zu gewährleisten, dass alle offenen Themen im Blick behalten werden können. Zum Thema Listen gäbe es mühelos Potential für einen eigenen Blogartikel, da dieses Thema sehr vielseitig ist.

Tipp 3: Kleinigkeiten bzw. Unangenehmes sofort erledigen

Tätigkeiten, die nur wenige Minuten in Anspruch nehmen, sollten immer gleich erledigt werden. Der Vorteil dabei: Wir müssen nicht ständig daran denken und uns nicht daran erinnern, dass da ja noch diese Kleinigkeit zu tun wäre. Das sofortige Erledigen solcher Aufgaben steigert die Konzentration und macht den Kopf freier! Das Gleiche gilt übrigens für To Dos, die für uns unangenehm sind. Sobald diese abgehakt werden können, fühlen wir uns gleich befreiter und können Neues angehen.

Tipp 4: Nein sagen lernen

Jeder kennt's: Man hat eine unglaublich lange Liste offener Punkte, arbeitet auf Hochdruck und doch scheint es kein Ende zu nehmen, weil sich immer neue Dinge der Liste anschließen. Umso wichtiger ist es, sich nicht jeder Kleinigkeit anzunehmen und darauf zu achten, dass das Arbeitspensum noch bewältigbar ist! Lernen Sie auch mal Nein zu sagen.

Tipp 5: Zeitblöcke für ruhiges Arbeiten

Blockieren Sie sich in Ihrem Kalender gewisse Zeiten, um in Ruhe und ohne gestört zu werden, arbeiten zu können. Dies erfordert freilich, viel Disziplin von Kollegen, Mitarbeitern und natürlich Ihnen selbst, hat aber den Vorteil, dass beispielsweise Arbeiten, für die ein besonders hohes Maß an Konzentration erforderlich ist, nicht ständig unterbrochen werden können. Durch das Anbringen eines "Bitte nicht stören"-Schildes können Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie gerade in einer solch wichtigen Aufgabe vertieft sind und Ihr Umfeld kann darauf Rücksicht nehmen.

Diese Liste hat natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit, jedoch gehören diese Punkte zu unseren Favoriten, die wir gern mit Ihnen teilen wollten.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Umsetzen unserer Tipps & Tricks.