Vermeidung formeller Buchhaltungsmängel

Kündigt sich eine Betriebsprüfung an, verabschieden sich oftmals die Routine und Gelassenheit des Geschäftsalltags und eine gewisse Anspannung macht sich breit. Um Abhilfe zu schaffen, zeigen wir in diesem Beitrag die weit verbreitetsten formellen Buchhaltungsmängel auf, die auch bei einer Finanzamtsprüfung eine wesentliche Rolle spielen.

1. Verspätete Übermittlung von Belegen

Wir empfehlen dringend Buchhaltungsunterlagen gleich zu Beginn des Folgemonats, spätestens jedoch bis 12. des Folgemonats, zu übermitteln. Werden Buchhaltungsunterlagen nicht rechtzeitig übermittelt, kann keine korrekte Buchhaltung für den jeweiligen Veranlagungszeitraum erstellt werden. Zu beachten ist hierbei insbesondere, dass die MitarbeiterInnen in der Buchhaltung ausreichend Zeit für die Belegprüfung, Rückfragen und Belegnachforderungen sowie die Buchung benötigen. Nachträgliche Berichtigungen sind im Ausnahmefall zwar möglich, eine Häufung dieser nimmt das Finanzamt jedoch zum Anlass, eine Nachschau, Umsatzsteuersonderprüfung oder Außenprüfung nach § 147 BAO anzusetzen. Bei einer solchen Prüfung wiederum drohen das Risiko von Schätzungen und damit einhergehend Steuernachzahlungen sowie Säumnis- und Verspätungszuschläge, Zinsen und ggf. sogar ein Finanzstrafverfahren.

2. Fehlende oder offensichtlich unrichtige Aufzeichnungen

Werden Aufzeichnungen nicht oder falsch geführt, dh. nicht BAO-konform, entstehen dadurch ebenfalls Schätzungs- und finanzstrafrechtliche Risiken. Z.B. ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner führt kein Wareneingangsbuch, es wird kein Fahrtenbuch geführt oder die Inventur fehlt bzw. ist offenkundig falsch.

3. Fehlende Belege und Unterlagen

Werden bis zur Fälligkeit der Umsatzsteuervoranmeldung keinerlei Unterlagen übermittelt, kann die UVA nicht fristgerecht erstellt und folglich die Zahllast weder korrekt ermittelt noch spätestens fünf Tage nach Fälligkeit entrichtet werden. Folglich ergibt sich eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 49 FinStrG, die mit einer Geldstrafe geahndet wird, deren Höchstmaß die Hälfte des nicht oder verspätet entrichteten oder abgeführten Abgabenbetrages oder der geltend gemachten Abgabengutschrift beträgt.

4. Vernichtung von Grundaufzeichnungen

Darunter fallen beispielsweise eine auffällig hohe Zahl an Stornobuchungen in der Registrierkasse, das Wegwerfen von Unterlagen, die der Losungsermittlung dienen (z.B. Preisetiketten), nicht mehr lesbares Thermopapier oder auch die fehlende Aufbewahrung von eingelösten Rabattgutscheinen der Kunden bei einem Frisör. Da der Begriff der Grundaufzeichnungen in der Finanzverwaltung sehr großzügig ausgelegt wird, raten wir dazu auch scheinbar unwichtige Unterlagen aufzubewahren. Denn fehlende Grundaufzeichnungen veranlassen die Abgabenbehörde die sachliche Richtigkeit der Bücher in Zweifel zu ziehen und verpflichten dieselbe zur Schätzung der Grundlagen für die Abgabenerhebung.

In Ihrem eigenen Interesse bitten wir Sie, Ihre Buchhaltungsunterlagen vollständig, richtig und rechtzeitig an uns zu übermitteln.

Quelle - Inhalte entnommen/Textpassagen zitiert aus:

• SWK – Steuer- und Wirtschaftskanzlei, Heft 16/2024 vom 1.6.2024
• BAO
• FinStrG § 49